9 Gründe warum die Ersatzteilsuche so schwierig ist

Stellt der Nutzer einer Bau- oder Arbeitsmaschine einen Defekt fest oder wird dieser durch einen Servicetechniker erkannt, muss oft schnell das neue passende Ersatzteil her. Ausfälle von Maschinen ziehen unter Umständen Verzögerungen in der Produktion nach sich, wodurch Aufträge nicht zeitgemäß bearbeitet werden und finanzielle Einbußen drohen.  

Wird ein neues Ersatzteil benötigt, bedeutet die Beschaffung also erst mal nur eines: Aufwand. Denn das Finden von richtigen Ersatzteilen gestaltet sich in der Realität oftmals sehr schwierig, weil das passende Ersatzteil nicht sofort definiert oder gefunden wird. Mehrere Telefonate und eine weitreichende Suche im Internet sind notwendig, um das passende Ersatzteil zu finden.  

Aus diesem Grund holen sich Ersatzteilsuchende häufig Hilfe bei Ihrer Servicewerkstatt und erwarten, dass sie ihm kurzfristig mitteilen, wann er mit dem jeweiligen Ersatzteil rechnen kann und was das Ersatzteil kostet. Alles in allem ist die Ersatzteilsuche- und Beschaffung eine unliebsame Aufgabe, mit der Unternehmen sich ungern auseinandersetzen. 

Doch was ist es, was die Ersatzteilsuche so schwer macht und vor allem, wie kann man dem entgegenwirken? In diesem Beitrag finden Sie die 10 häufigsten Gründe dafür, warum die Ersatzteilsuche so schwer ist und was Sie tun können, um diese Ihrem Kunden so einfach wie möglich zu gestalten.  

Die Ersatzteilsuche wird erschwert durch Maschinen, die älter als 10 Jahre sind

Maschinen, die bereits 10 Jahre oder älter sind, erschweren die Ersatzteilsuche enorm. Der Grund dafür ist, dass ältere Modelle heute nicht mehr gefertigt werden und auch die Produktion der einzelnen Ersatzteile irgendwann reduziert oder sogar eingestellt wird.  

Zudem kommt es oft vor, dass sich Ersatzteilnamen oder Ersatzteilnummern verändern und das defekte Ersatzteil über die bekannte Deklaration, Begriff oder EAN nicht mehr gefunden wird. In diesem Fall wenden sich Nutzer einer Arbeitsmaschine an den Hersteller oder kontaktieren ihren Servicetechniker, der sich dann auf die unter Umständen recht zeitintensive Suche nach dem Ersatzteil macht. Gerade dann, wenn es ein sehr günstiges Produkt ist, das ausgetauscht werden muss, steht der Aufwand nicht in Relation.  

1. Ersatzteilsuche wird erschwert, weil die exakten Bauteile benötigt werden

Was die Ersatzteilsuche erheblich erschwert, ist, dass Ersatzteile, die nicht exakt identisch sind, mit dem Bauteil, was Sie benötigen, unter Umständen nicht passen und für ihren Zweck ungeeignet sind.  

Wenn das Ersatzteil nicht genau passt, kann sich die Leistung oder Lebenszeit der Maschine verringern. Von technischen Problemen, die durch die Nutzung eines nicht kompatiblen Ersatzteils auftreten können, ganz zu schweigen. Kunden können den Anspruch auf Garantien verlieren oder die jeweilige Baumaschine entspricht nicht mehr den Sicherheitsvorschriften, wodurch Ihr Kunde unter Umständen sogar haftbar wird.  

Aufgrund des vielfältigen Angebotes von Ersatzteilen online und im stationären Handel sowie fehlerhafte Ersatzteillisten ist die Wahl es richtigen Ersatzteils oftmals eine sprudelnde Quelle für Fehlkäufe. Reparaturen verzögern sich weiter, wodurch zusätzliche zeitliche Ressourcen und finanzielle Mittel erforderlich werden.

2. Ersatzteilsuche wird erschwert, weil nicht jedes Ersatzteil vom Gerätehersteller selbst stammt

Ersatzteile, die vom Hersteller direkt kommen, sind in der Regel sehr viel teurer, als wenn sie von einem Hersteller kommen, der die Ersatzteile lediglich nachbaut. Kunden, denen wichtig ist, dass das Ersatzteil ein originaler Artikel ist, sollten die Abkürzung OEM beachten. Originalersatzteile vom Zulieferer tragen das Kürzel OES. IAM ist die Abkürzung der Ersatzteile, die aus dem Independent Aftermarket stammen.  

Aufgrund des vielfältigen Angebotes an Ersatzteilen, fehlender einheitlicher Bezeichnung und teilweise Umnummerierung ist es sehr schwer, die einzelnen Ersatzteile im Internet ausfindig zu machen. Wenn dann noch originale Ware mit nachgebauten Ersatzteilen am gleichen Markt angeboten werden, ist die Verwirrung groß und der Vergleichsaufwand für Ihren Kunden relativ hoch.  

3. Jeder Lieferant, ob Hersteller oder Händler,  hat seine eigene Ersatzteilnomenklatur

Die Vergabe von Artikelbezeichnungen variieren je nach Hersteller und folgen keinem genauen oder groben Muster. Manche Hersteller setzen auf fortlaufende Nummern, nutzen spezielle unternehmensinterne Abkürzungen oder benennen ihre Artikel und Ersatzteile nach dem Einbauort.   

Zudem erschwert es die Ersatzteilsuche, dass für die Benennung der Ersatzteile verschiedene Sprachen genutzt und Umlaute durch Systembrüche verschluckt werden. Teilweise fehlen deutschsprachige Bezeichnungen vollständig, wodurch der Kunde weiter ausgebremst wird. 

4. Ersatzteillisten sind unvollständig oder unübersichtlich

Ersatzteillisten umfassen alle notwendigen und verbauten Ersatzteile, die dazu erforderlich sind, verschlissene oder beschädigte Teile zu ersetzen. Sind diese nun unvollständig oder zu unübersichtlich, helfen sie dem Suchenden eher wenig. Ersatzteile müssen schnell gefunden und bestellt werden, damit der zeitliche Ausfall einer Maschine reduziert wird und der Betrieb geregelt weiter bestehen kann.  

Große Unternehmen haben oft Serviceverträge mit Partnerwerkstätten. Kleinere Betriebe haben das nicht. Sie sind darauf angewiesen, Ausfallzeiten so kurz wie möglich zu halten und eine verlässliche Möglichkeit zu finden, ihre Ersatzteile korrekt, schnell und effizient zu beschaffen.

5. Unzureichend gepflegte Stammdaten erschweren die Ersatzteilsuche für Unternehmen

Oft werden Ersatzteile oder Ersatzteillisten über eine Exceltabelle geführt, die jedoch wegen ihrer nicht vorhandenen Aktualität, dem mangelnden zeitgleichen Zugriff durch mehrere Nutzer und aufgrund der unsicheren Handhabung als nicht empfehlenswert gilt. 

Ersatzteile, die über Stammdaten aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden, benötigen eine laufende Aktualisierung und Pflege, was wiederum mit viel Aufwand verbunden ist und die zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter schmälert.  

Die hauptsächlichen Fehlerquellen in der Stammdatenpflege eines Ersatzteiles liegen  

• in den fehlenden Daten, z.B. weil Preise fehlen, Lieferzeiten nicht angegeben werden oder Materialnummern nicht vollständig gepflegt sind. 

• in zu vielen Daten, weil z.B. ein Lieferant einen Artikel in verschiedenen Varianten anbietet oder ein gleicher Artikel unter mehreren Artikelnummern führt. 

• Hinweise auf individuelle Einbauorte oder kundenspezifische Funktionen hinzugefügt werden 

• in falsch hinterlegten Daten, die sich vor allem auf den Verwendungszweck, die Bezeichnung, den Preis oder die Lieferzeit beziehen. 

6. Ersatzteilsuche wird durch das umfangreiche Angebot an Onlinehändler und stationären Handel erschwert

Ist ein Angebot zu umfangreich oder unterscheidet sich ein kleines Ersatzteil sehr gering von einer anderen Ausführung, sind Ersatzteilsuchende häufig überfordert mit dem Wust an Artikeln und benötigen viel Zeit, um die einzelnen Komponenten, Variationen und Preise zu vergleichen.  

Während stationäre Händler nicht immer genau das gewünschte Ersatzteil auf Lager haben und dieses bestellen müssen, werden Ersatzteilsuchende im Internet regelrecht erschlagen. Das Angebot bezieht sich dabei nicht nur auf Originalteile, sondern gerade dann, wenn Ersatzteile durch Drittanbieter produziert und verkauft werden, ist der Vergleich mit der Originalware sehr aufwändig.  

7. Die Ersatzteilsuche wird erschwert durch Modelle oder Marken, die vom Markt verschwinden

Egal, ob es sich um große oder kleine Hersteller dreht, vor einer Firmenauflösung, einem Verkauf oder einer Fusion ist kein Unternehmen geschützt. So kann es immer dazu kommen, dass eine Marke oder ein Hersteller einer Bau- oder Arbeitsmaschine schlichtweg nicht mehr existiert, wenn Ersatzteile benötigt werden, Ersatzteile somit nicht mehr produziert werden und nur noch gebraucht oder als „nicht originales Ersatzteil“ erworben werden müssen.  

Die Ersatzteilsuche wird dadurch stark erschwert, weil keine allgemeine Anlaufstelle für die eigenen Geräte besteht und Ersatzteilsuchende sich immer wieder aufs Neue auf die Suche nach dem passenden Ersatzteil machen müssen. 

8. Ersatzteile von Herstellern, die nicht in Deutschland existieren, sind in der globalen Suche schwer zu finden

Nationale Hersteller, die in Deutschland ansässig sind, sind in der Ersatzteilsuche sehr viel leichter zu finden als Händler, die international aufgestellt sind und keinen deutschen Firmensitz haben. Gerade Länder in Süd-Ost-Asien machen es uns nicht gerade einfach, das passende Ersatzteil für unsere Baumaschine zu finden.  

Zum anderen behindert die sprachliche Barriere aber auch die Anforderungen an Qualität und Verfügbarkeit, was eine große Herausforderung darstellt.  

9. Die Zeit für die Beschaffung eines passenden Ersatzteils drängt

Ersatzteile haben oft eine lange Lieferzeit oder Liefertermine, die nicht eingehalten werden können. Dabei sind gerade Ersatzteile diejenigen Teile, die schnell, kurzfristig und dringend benötigt werden, da sie meist gebraucht werden, wenn eine Maschine defekt oder ein Bauteil verschlissen ist. Auf Ersatzteile zu warten, bedeutet immer ein Ausfall – finanziell, produktiv oder zeitlich. Noch problematischer wird es, wenn das langersehnte Ersatzteil endlich ankommt und es nicht passt.  

Alles, was mit der Ersatzteilsuche zu tun hat, ist aufwändig. Daher bieten zahlreiche Onlineshops und Anbieter von Ersatzteilen internetbasierte Lösungen, die Sie in der Ersatzteilsuche unterstützen. Indem Sie weder die Bezeichnung noch die EAN,- Artikel- oder Materialnummer des Bauteiles wissen müssen, kommen Sie anhand von Bildern, Sprache und Text schnell zu Ihrem gewünschten Bauteil.  

Die Ersatzteilsuche mit Partium

Die Ersatzteilsuche von Partium eignet sich vor allem für die Industriebranche und Unternehmen, die sich mit Instandhaltungen, Aftersales und Service beschäftigen. Partium modernisiert den bisher schwierigen Prozess der Ersatzteilsuche effizient, reduziert Aufwände, die durch die Nachbetreuung anfallen und unterstützt Ihren Betrieb in der Realisierung Ihrer Umsatzziele.  

Mit der SaaS-Lösung vereinfachen Sie die Ersatzteilsuche enorm, denn Sie profitieren von einer KI-basierten Softwarelösung, die in der Lage ist, Ersatzteile anhand von Bild, Text und Sprache zu erkennen und das passende Ersatzteil auszugeben.  

Die Besonderheit der Softwarelösung liegt in der Kombinierung dieser drei Informationsquellen. Da somit alle existierenden Informationen miteinander verbunden werden, ist die Wahrscheinlichkeit schnell das passende Ersatzteil zu finden, sehr hoch und der Zeitaufwand gleichzeitig gering.  

Dank der revolutionären Paarung aller Informationsstränge realisiert Partium eine nie da gewesene Möglichkeit, Ersatzteile zu suchen und zu finden, die so von keinem Zweiten bisher verwirklicht wurde.  

Zusätzlich erhalten Sie grundlegende Daten über das Such- und Kaufverhalten Ihrer Nutzer, da die selbstlernende Anwendung genau diesen Prozess protokolliert und Ihnen eine tiefgründige Auswertung ermöglicht. Sie erhalten fundierte Daten, warum ein Kunde eine Bestellung abbrach, zurücksprang oder zögerte. Der Vorteil aus dieser Funktion ist, dass Sie in der Lage sind, Ihre Ersatzteilsuche so anzupassen, dass sie maximal effizient ist und Ihre Kunden sich gut zurechtfinden.  

Eine gute Bedienerfreundlichkeit ist essenziell für die Reduzierung der Anfragen, die über die Servicehotline erfolgen. Indem das Anfrageaufkommen über die Hotline verringert wird, erhalten Sie mehr Zeit für das Kerngeschäft, können gewinnbringend arbeiten und Ihre Arbeitszeit für neue Projekte einsetzen.  

Mit Partium gelingt es Ihnen, Ihr Ersatzteilgeschäft zukunftsorientiert weiterzubringen, es anzukurbeln und langfristige Erfolge zu erzielen. Durch die leichte und vor allem schnelle Ersatzteilsuche ermöglichen Sie es Ihrem Kunden, dass er Ersatzteile schnell findet, ohne auf einen Drittanbieter zurückgreifen zu müssen oder völlig entnervt zum Hörer zu greifen, weil er im Internet nicht finden konnte, wonach er gesucht hat. Indem Sie Ihrem Kunden Zeit ersparen und die Ersatzteilsuche so einfach wie nie gestalten, heben Sie sich von Ihren Konkurrenten ab und gewinnen Kunden, die aufgrund der einfachen Bedienbarkeit vorrangig bei Ihnen bestellen.  

Machen Sie den Unterschied: Machen Sie Ersatzteilsuche leicht!